KPI در نگهداری و تعمیرات چیست؟
در دنیای صنعتی امروز، مدیریت بهینه داراییها بدون استفاده از شاخص کلیدی عملکرد امکانپذیر نیست. شاخصهای کلیدی عملکرد یا به اختصار KPI، ابزارهای سنجشی هستند که به مدیران فنی و نگهداری و تعمیرات (نت) اجازه میدهند تا میزان موفقیت استراتژیهای خود را ارزیابی کنند. بدون داشتن یک سیستم اندازهگیری دقیق، بهبود فرآیندها تنها بر اساس حدس و گمان خواهد بود، اما با استفاده از دادههای واقعی، میتوان بهرهوری تجهیزات را به حداکثر رساند.
مفهوم شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت داراییها
شاخص kpi در واقع یک مقدار عددی است که نشان میدهد یک سازمان تا چه حد به اهداف عملیاتی و استراتژیک خود نزدیک شده است. در واحد نگهداری و تعمیرات، این شاخصها بر روی قابلیت اطمینان، در دسترس بودن تجهیزات و هزینههای عملیاتی تمرکز دارند. هدف اصلی از پیادهسازی این شاخصها، کاهش زمان توقف ناخواسته و افزایش طول عمر مفید ماشینآلات است.
استفاده از نرم افزار نگهداری و تعمیرات به سازمانها کمک میکند تا این دادهها را به صورت خودکار جمعآوری کرده و گزارشهای دقیقی از وضعیت سلامت تجهیزات استخراج کنند. در ادامه به بررسی دقیقتر شاخصهای حیاتی در این حوزه میپردازیم.
چرا به شاخص kpi در نگهداری و تعمیرات نیاز داریم؟
مدیریت مدرن بر پایه دادهها استوار است. استفاده از شاخصهای عملکردی مزایای متعددی دارد:
1. شفافیت در عملکرد: به وسیله شاخص کلیدی عملکرد در واقع وضعیت واقعی تیم فنی و تجهیزات مشخص میشود.
2. کاهش هزینهها: با شناسایی گلوگاهها، هزینههای اضافی ناشی از خرابیهای غیرمنتظره کاهش مییابد.
3. بهبود تصمیمگیری: مدیران میتوانند بر اساس اعداد و ارقام برای خرید تجهیزات جدید یا تعمیرات اساسی تصمیم بگیرند.
4. افزایش ایمنی: تجهیزاتی که به طور منظم پایش میشوند، خطرات کمتری برای پرسنل دارند.
| نام شاخص | هدف اصلی | واحد اندازهگیری |
| :— | :— | :— |
| MTBF | سنجش قابلیت اطمینان تجهیز | ساعت |
| MTTR | سنجش سرعت تیم تعمیرات | ساعت |
| OEE | اثربخشی کلی تجهیزات | درصد |
| هزینه نت به ارزش دارایی | ارزیابی بهرهوری اقتصادی | درصد |
معرفی برترین شاخصهای نگهداری و تعمیرات
1- MTBF – متوسط زمان بین دو خرابی
این شاخص نشان میدهد یک تجهیز بهطور متوسط چه مدت بدون خرابی کار میکند. تحلیل MTBF کمک میکند بفهمیم آیا کیفیت نگهداری، طراحی یا شرایط بهرهبرداری مناسب بوده یا نه. افزایش MTBF معمولاً نشانه بلوغ سیستم نگهداری است.
MTBF از مقایسه مجموع زمان کارکرد تجهیز با تعداد خرابیهای ثبتشده به دست میآید.
این شاخص برای صنایع تولیدی، خطوط پیوسته، نیروگاهها و تجهیزات حیاتی بسیار مهم است.
2- MTTR – متوسط زمان تعمیر
این شاخص مشخص میکند بعد از بروز خرابی، چقدر طول میکشد تا تجهیز دوباره به مدار برگردد. تحلیل MTTR به شناسایی ضعف در مهارت نیروها، تأمین قطعات یا فرآیند تعمیر کمک میکند.
MTTR از مقایسه کل زمان صرفشده برای تعمیرات با تعداد خرابیها محاسبه میشود.
برای سازمانهایی که توقف تولید هزینهبر است (کارخانجات، مراکز داده، بیمارستانها) حیاتی است.
3- Availability – درصد در دسترس بودن تجهیز
Availability نشان میدهد یک تجهیز چه درصدی از زمان برنامهریزیشده واقعاً آماده بهرهبرداری بوده است. این شاخص تصویر کلی از سلامت تجهیز ارائه میدهد.
این شاخص از مقایسه زمان در دسترس بودن تجهیز با کل زمان برنامهریزیشده کاری به دست میآید.
برای مدیران ارشد، تولید انبوه و داراییهای گلوگاهی بسیار مهم است.
4- زمان توقف برنامهریزینشده
این شاخص نشاندهنده خرابیهایی است که خارج از برنامه رخ دادهاند و معمولاً بیشترین آسیب را به تولید وارد میکنند.
از جمع کل توقفهایی که بدون برنامه قبلی اتفاق افتادهاند استخراج میشود.
برای سازمانهایی با تعهد تحویل، SLA یا تولید سفارشی اهمیت بالایی دارد.
5- نرخ خرابی تجهیزات
این شاخص بیان میکند یک تجهیز در یک بازه مشخص چند بار دچار خرابی شده است و دید روشنی از پایداری تجهیز میدهد.
از مقایسه تعداد خرابیها با زمان یا حجم کارکرد تجهیز به دست میآید.
مناسب تجهیزات قدیمی، داراییهای پرریسک و ماشینآلات مستهلک است.
6- درصد تعمیرات اضطراری
این شاخص نشان میدهد چه سهمی از فعالیتهای نت بهصورت واکنشی و اضطراری انجام میشود. بالا بودن آن یعنی سیستم هنوز واکنشی است.
از مقایسه تعداد دستورکارهای اضطراری با کل دستورکارها محاسبه میشود.
برای سازمانهایی که قصد بلوغ نگهداری دارند بسیار کلیدی است.
7- نسبت تعمیرات پیشگیرانه به اصلاحی
این شاخص تعادل بین پیشگیری و واکنش را نشان میدهد و یکی از مهمترین معیارهای بلوغ نت است.
با مقایسه تعداد یا زمان صرفشده برای PM با تعمیرات اصلاحی محاسبه میشود.
برای کارخانهها، صنایع غذایی، دارویی و خودروسازی بسیار کاربردی است.
8- درصد انجام بهموقع PM
این شاخص نشان میدهد برنامههای نگهداری پیشگیرانه چقدر منظم و قابل اتکا اجرا میشوند.
از مقایسه تعداد PM انجامشده در زمان مقرر با کل PMهای برنامهریزیشده به دست میآید.
برای سازمانهای دارای استاندارد ISO و ممیزیشونده بسیار مهم است.
9- تبدیل PM به خرابی اضطراری
این شاخص بررسی میکند آیا با وجود انجام PM، تجهیز باز هم به خرابی ناگهانی رسیده یا نه.
از بررسی خرابیهایی که مدت کوتاهی بعد از PM رخ دادهاند استخراج میشود.
مناسب تحلیل کیفیت PM و بازبینی چکلیستها است.
10- Backlog تعمیرات
این شاخص حجم کارهای انجامنشده نگهداری و تعمیرات را نشان میدهد و شاخصی از فشار کاری تیم است.
از مجموع دستورکارهای باز و معوق به دست میآید.
برای مدیریت منابع انسانی و برنامهریزی نت حیاتی است.
نمایش شاخص های کلیدی عملکرد در داشبورد
11- میانگین زمان پاسخ به خرابی
این شاخص سرعت واکنش تیم نت به خرابیها را اندازهگیری میکند و روی رضایت بهرهبردار اثر مستقیم دارد.
از مقایسه زمان ثبت خرابی تا شروع رسیدگی محاسبه میشود.
برای بیمارستانها، هتلها، مراکز خدماتی و ساختمانها بسیار مهم است.
12- First Time Fix Rate
این شاخص نشان میدهد چند درصد خرابیها در اولین مراجعه تعمیر شدهاند، بدون برگشت.
از مقایسه تعمیرات موفق در اولین اقدام با کل تعمیرات محاسبه میشود.
برای سازمانهای سرویسمحور و پیمانکاری بسیار کلیدی است.
13- نرخ تکرار خرابی
این شاخص مشخص میکند آیا تعمیرات ریشهای بوده یا فقط مشکل موقتاً رفع شده است.
از بررسی خرابیهای تکراری یک تجهیز در بازه زمانی مشخص استخراج میشود.
مناسب تحلیل کیفیت تعمیرات و نیاز به RCA است.
14- هزینه کل نگهداری و تعمیرات
این شاخص دید مالی کلی از عملکرد نت ارائه میدهد و پایه تحلیل اقتصادی است.
از جمع کل هزینه نیروی انسانی، قطعات، پیمانکار و توقف محاسبه میشود.
برای مدیران مالی و مدیرعامل اهمیت دارد.
15- هزینه نت به ازای هر تجهیز
این شاخص نشان میدهد کدام داراییها پرهزینه هستند و شاید نیاز به جایگزینی دارند.
از مقایسه هزینههای نت با تعداد تجهیزات محاسبه میشود.
برای مدیریت داراییهای فیزیکی بسیار کاربردی است.
16- هزینه نت نسبت به تولید
این شاخص مشخص میکند هزینه نگهداری چه سهمی از ارزش تولید را میبلعد.
از مقایسه هزینه نت با خروجی تولید به دست میآید.
برای کارخانجات تولید انبوه بسیار مهم است.
17- هزینه خرابیهای اضطراری
این شاخص هزینه واقعی مدیریت واکنشی را نشان میدهد.
از جمع هزینههای مستقیم و غیرمستقیم خرابیهای ناگهانی به دست میآید.
برای توجیه سرمایهگذاری در PM و PdM استفاده میشود.
18- بهرهوری نیروی انسانی نت
این شاخص نشان میدهد نیروهای نت چقدر مؤثر از زمان کاری خود استفاده میکنند.
از مقایسه ساعات مفید کاری با ساعات در دسترس محاسبه میشود.
برای سازمانهای بزرگ با تیم تعمیرات داخلی مهم است.
19- نرخ استفاده از نیروی انسانی
این شاخص میزان بیکاری یا اضافهبار تیم نت را مشخص میکند.
با بررسی زمان کار واقعی نسبت به ظرفیت کاری به دست میآید.
برای برنامهریزی شیفت و منابع انسانی کاربرد دارد.
20- میانگین زمان بستن دستورکار
این شاخص سرعت گردش کار نت را نشان میدهد.
از مقایسه زمان ایجاد تا بستهشدن دستورکار محاسبه میشود.
برای بهینهسازی فرآیندهای CMMS مهم است.
21- درصد دستورکارهای معوق
این شاخص هشدار میدهد که سیستم نت از برنامه عقب افتاده است.
از مقایسه دستورکارهای تأخیردار با کل دستورکارها استخراج میشود.
برای کنترل انضباط اجرایی کاربرد دارد.
22- نرخ گردش موجودی قطعات
این شاخص نشان میدهد قطعات انبار چقدر بهینه مصرف میشوند.
از مقایسه مصرف قطعات با موجودی انبار به دست میآید.
برای سازمانهایی با انبار بزرگ قطعات یدکی مهم است.
23- کمبود قطعه هنگام تعمیر
این شاخص علت بسیاری از تأخیرها را مشخص میکند.
از ثبت تعمیراتی که بهدلیل نبود قطعه متوقف شدهاند استخراج میشود.
برای هماهنگی نت و انبار بسیار حیاتی است.
24- درصد قطعات بحرانی موجود
این شاخص ریسک توقفهای طولانی را کاهش میدهد.
با بررسی موجودی قطعات حیاتی نسبت به لیست قطعات بحرانی محاسبه میشود.
برای تجهیزات حساس و استراتژیک ضروری است.
25- OEE – بهرهوری کلی تجهیزات
این شاخص ترکیبی، تصویر جامعی از عملکرد تجهیز ارائه میدهد.
از ترکیب دسترسپذیری، عملکرد و کیفیت به دست میآید.
برای مدیران تولید و صنایع Lean بسیار مهم است.
26- شاخص سلامت دارایی
این شاخص وضعیت کلی یک تجهیز را از نظر عمر، خرابی و هزینه نشان میدهد.
با ترکیب چند شاخص فنی و مالی ساخته میشود.
برای تصمیمگیری در مورد تعویض یا بازسازی تجهیزات کاربرد دارد.
27- درصد تحلیل ریشهای خرابیها (RCA)
این شاخص نشان میدهد سازمان چقدر به دنبال حل علت واقعی خرابیهاست.
از مقایسه خرابیهای تحلیلشده با کل خرابیها به دست میآید.
برای سازمانهای بالغ و دادهمحور مهم است.
28- سطح بلوغ نگهداری
این شاخص مشخص میکند سیستم نت در چه مرحلهای قرار دارد (واکنشی، پیشگیرانه، پیشبینانه).
از ارزیابی فرآیندها، دادهها و رفتار سازمانی به دست میآید.
برای تحول دیجیتال نت بسیار مهم است.
29- درصد استفاده از CMMS
این شاخص میزان پذیرش نرمافزار توسط سازمان را نشان میدهد.
از مقایسه فعالیتهای ثبتشده در سیستم با فعالیتهای واقعی محاسبه میشود.
برای موفقیت پیادهسازی نرمافزار نت حیاتی است.
30- رضایت بهرهبردار از تعمیرات
این شاخص نشان میدهد خروجی نت از نگاه مصرفکننده چقدر مطلوب است.
از نظرسنجی یا بازخورد کاربران داخلی به دست میآید.
برای سازمانهای خدماتی و ساختمانها بسیار مهم است.
تفکیک ۳۰ شاخص کلیدی عملکرد نت بر اساس سطح مدیریتی
اما آیا تمام این شاهص هایی که بررسی کردیم، برای بررسی در سطوح مدیران است؟ شاخص های کلیدی عملکرد سطح مدیرعامل عمدتاً تصویر کلان و استراتژیک ارائه میدهند و باید از دادههای تجمیعی مالی، توقف تولید، دسترسپذیری تجهیزات، سلامت داراییها و خروجی کلی سیستم نگهداری و تعمیرات تغذیه شوند تا امکان تصمیمگیری درباره هزینه، ریسک و سرمایهگذاری فراهم شود.
شاخصهای سطح مدیر فنی یا تولید
در سطح مدیر فنی یا تولید بر کنترل عملکرد تجهیزات، کاهش توقفها، تعادل بین تعمیرات پیشگیرانه و اصلاحی، بهرهوری منابع و اثربخشی برنامههای نت تمرکز دارند و دادههای آنها معمولاً از ترکیب اطلاعات دستورکارها، برنامههای PM، زمان توقف، عملکرد تولید و منابع انسانی استخراج میشود.
در سطح سرپرست نگهداری و تعمیرات، شاخصها ماهیت عملیاتی دارند و باید بهصورت لحظهای از دادههای ثبت خرابی، دستورکارها، زمان پاسخ، وضعیت قطعات یدکی، فعالیت تکنسینها و اجرای برنامههای روزانه تغذیه شوند تا کنترل، پیگیری و بهبود اجرای عملیات نگهداری و تعمیرات امکانپذیر باشد.
جدول تفکیک ۳۰ شاخص کلیدی عملکرد نگهداری و تعمیرات
این جدول شاخصهای نگهداری و تعمیرات را بر اساس سطح تصمیمگیری سازمانی تفکیک میکند تا هر مدیر دقیقاً به همان دادههایی دسترسی داشته باشد که برای نقش او بیشترین ارزش را دارد.
| ردیف | شاخص کلیدی عملکرد نگهداری و تعمیرات | مدیرعامل | مدیر فنی / تولید | سرپرست نگهداری و تعمیرات |
|---|---|---|---|---|
| 1 | MTBF – متوسط زمان بین دو خرابی | ● | ● | ● |
| 2 | MTTR – متوسط زمان تعمیر | ● | ● | ● |
| 3 | Availability – در دسترسپذیری تجهیز | ● | ● | ● |
| 4 | زمان توقف برنامهریزینشده | ● | ● | ● |
| 5 | نرخ خرابی تجهیزات | ○ | ● | ● |
| 6 | درصد تعمیرات اضطراری | ● | ● | ● |
| 7 | نسبت تعمیرات پیشگیرانه به اصلاحی | ● | ● | ● |
| 8 | درصد انجام بهموقع PM | ○ | ● | ● |
| 9 | تبدیل PM به خرابی اضطراری | ○ | ● | ● |
| 10 | Backlog تعمیرات | ○ | ● | ● |
| 11 | میانگین زمان پاسخ به خرابی | ○ | ● | ● |
| 12 | First Time Fix Rate | ○ | ● | ● |
| 13 | نرخ تکرار خرابی | ○ | ● | ● |
| 14 | هزینه کل نگهداری و تعمیرات | ● | ● | ○ |
| 15 | هزینه نت به ازای هر تجهیز | ● | ● | ○ |
| 16 | هزینه نت نسبت به تولید | ● | ● | ○ |
| 17 | هزینه خرابیهای اضطراری | ● | ● | ○ |
| 18 | بهرهوری نیروی انسانی نت | ○ | ● | ● |
| 19 | نرخ استفاده از نیروی انسانی | ○ | ● | ● |
| 20 | میانگین زمان بستن دستورکار | ○ | ● | ● |
| 21 | درصد دستورکارهای معوق | ○ | ● | ● |
| 22 | نرخ گردش موجودی قطعات | ○ | ● | ○ |
| 23 | کمبود قطعه هنگام تعمیر | ○ | ● | ● |
| 24 | درصد قطعات بحرانی موجود | ● | ● | ○ |
| 25 | OEE – بهرهوری کلی تجهیزات | ● | ● | ○ |
| 26 | شاخص سلامت دارایی | ● | ● | ○ |
| 27 | درصد تحلیل ریشهای خرابیها (RCA) | ○ | ● | ● |
| 28 | سطح بلوغ نگهداری | ● | ● | ○ |
| 29 | درصد استفاده از CMMS | ● | ● | ● |
| 30 | رضایت بهرهبردار از تعمیرات | ● | ○ | ○ |
نقش نرم افزار CMMS در تحلیل شاخصها
نقش نرم افزار CMMS در تحلیل شاخصها
امروزه مدیریت دستی شاخصها به دلیل حجم بالای دادهها غیرممکن است. نرم افزار CMMS (سیستم مدیریت کامپیوتری نگهداری و تعمیرات) به عنوان مغز متفکر واحد نت عمل میکند. این نرمافزار با ثبت هر دستور کار، به طور خودکار شاخصهای مختلف را محاسبه کرده و در قالب نمودارهای داشبورد مدیریتی نمایش میدهد.
با استفاده از یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات پیشرفته، شما میتوانید:
- زمانهای توقف را به دقت ثبت کنید.
- موجودی انبار قطعات یدکی را با نیازهای تعمیراتی تطبیق دهید.
- عملکرد تکنسینها را ارزیابی کنید.
- گزارشهای دورهای برای مدیریت ارشد ارسال نمایید.
| ویژگی | روش سنتی (کاغذی/اکسل) | استفاده از نرمافزار CMMS |
| دقت دادهها | پایین و دارای خطای انسانی | بسیار بالا و سیستماتیک |
| سرعت گزارشدهی | کند و زمانبر | آنی و در لحظه |
| دسترسی به سوابق | دشوار و پراکنده | متمرکز و سریع |
| تحلیل روندها | سخت و غیردقیق | هوشمند و پیشبینیکننده |
چالشهای پیادهسازی شاخص کلیدی عملکرد
بسیاری از سازمانها در پیادهسازی شاخص kpi با مشکل مواجه میشوند. برخی از این چالشها عبارتند از:
- تعریف شاخصهای زیاد و بلااستفاده.
- عدم ثبت دقیق دادهها توسط پرسنل اجرایی.
- نبود زیرساخت نرمافزاری مناسب مانند یک نرم افزار CMMS کارآمد.
- مقاومت کارکنان در برابر تغییر و نظارت.
برای غلبه بر این مشکلات، باید فرهنگ دادهمحور در سازمان ایجاد شود و اهمیت این شاخصها برای تمامی سطوح پرسنل تبیین گردد.
نتیجهگیری
در نهایت، استفاده از شاخص کلیدی عملکرد نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت برای بقای واحدهای صنعتی در بازار رقابتی امروز است. با انتخاب درست شاخصها و بهرهگیری از توانمندیهای یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات قدرتمند، میتوان هزینهها را به شکل چشمگیری کاهش و بهرهوری را افزایش داد. به یاد داشته باشید که آنچه قابل اندازهگیری نباشد، قابل مدیریت نخواهد بود. بنابراین، همین امروز با استقرار یک سیستم نرم افزار CMMS، مسیر تعالی در نگهداری و تعمیرات سازمان خود را هموار کنید و همواره شاخص کلیدی عملکرد خود را زیر نظر داشته باشید.
سوالات متداول
تفاوت بین KPI و معیار (Metric) در نگهداری و تعمیرات چیست؟
معیارها هر چیزی را اندازهگیری میکنند، اما شاخص کلیدی عملکرد (KPI) تنها بر روی مهمترین اهداف استراتژیک تمرکز دارد که تأثیر مستقیم بر موفقیت سازمان دارند.
چگونه نرمافزار CMMS به بهبود MTTR کمک میکند؟
نرمافزار CMMS با فراهم کردن دسترسی سریع به نقشهها، دستورالعملهای تعمیراتی و سوابق قبلی خرابی، زمان عیبیابی و تعمیر را به شدت کاهش میدهد.
آیا برای یک کارگاه کوچک هم استفاده از شاخص kpi لازم است؟
بله، حتی در مقیاس کوچک نیز اندازهگیری عملکرد به شما کمک میکند تا از خرابیهای پرهزینه جلوگیری کرده و منابع محدود خود را بهتر مدیریت کنید.
مهمترین شاخص برای ارزیابی هزینه در نگهداری و تعمیرات چیست؟
شاخص «هزینه کل نگهداری و تعمیرات نسبت به ارزش جایگزینی دارایی (RAV)» یکی از معتبرترین شاخصهای مالی در این حوزه است.
چند وقت یکبار باید شاخصهای کلیدی عملکرد را بررسی کرد؟
بسته به نوع شاخص، بررسیها میتواند روزانه (برای توقفات)، هفتگی (برای پیشرفت برنامهها) یا ماهانه (برای تحلیلهای سیستمی و مالی) باشد.
منابع:
سایت www.accruent.com
سایت www.capterra.com
